واحد امور مجامع در شرکت‌ها (شرکت‌های سهامی عام یا خاص) مسئولیت سازماندهی، هماهنگی و برگزاری جلسات قانونی مجامع عمومی (عادی یا فوق‌العاده) و هیئت مدیره را برعهده دارد. در یک نگاه کلی وظایف اصلی این واحد شامل موارد زیر می‌شود:

1. برنامه‌ریزی و هماهنگی برای برگزاری مجامع

   • تعیین تاریخ، زمان و محل برگزاری مجمع
   • هماهنگی با اعضای هیئت مدیره، حسابرس قانونی و بازرسین شرکت

2. تهیه و ارسال دعوتنامه‌ها

   • تنظیم و ارسال دعوتنامه رسمی به سهامداران طبق الزامات قانونی (معمولاً روزنامه رسمی، ایمیل، یا نامه)

3. تهیه و تنظیم مدارک لازم برای مجامع

   • تهیه دستور جلسه، صورت‌های مالی، گزارش هیئت مدیره، گزارش بازرس قانونی و سایر مدارک موردنیاز

4. ثبت و پیگیری امور مربوط به مجامع

   • ثبت صورتجلسات رسمی مجامع در دفاتر قانونی
   • ارسال صورتجلسه‌ها به اداره ثبت شرکت‌ها (در صورت نیاز)

5. مدیریت امور رأی‌گیری و شمارش آرا

   • هماهنگی در فرآیند رأی‌گیری، انتخاب اعضای هیئت مدیره یا بازرسین

6. اطلاع‌رسانی مصوبات مجامع

   • ابلاغ نتایج و تصمیمات مصوب به افراد ذیربط و سازمان‌های نظارتی (مثل بورس، اداره ثبت شرکت‌ها)

7. مستندسازی و بایگانی سوابق مجامع

   • نگهداری و آرشیو تمامی اسناد و مدارک مرتبط با مجامع به صورت منظم و قانونی